2018年9月20日上午，我院档案工作推进会在五楼会议室召开，参会人员有院办公室主任杨明春、副主任谢琼，档案总联络员周慧娟及各部门档案联络员。会议由院办公室副主任谢琼主持。

首先，专职档案人员周慧娟对照档案管理制度及相关要求，就去年档案收集工作及日常档案工作中存在的问题进行通报：一是档案前期收集工作要更加细致。主要针对档案归档材料清单的整理及照片档案中强调的文字说明六要素的齐全，确保前期档案材料收集的完备性、规范性。二是补充档案库房藏量较少的设备档案，尤其是办公仪器设备。我院每年不断有更新、补充、报废各种办公设备，但关于设备的开箱单、合格证、说明书、各种维修、保养记录以及报废鉴定书等等，都没有收进档案室，这一情况亟需改善。三是对各部门获奖报备情况提出要求。各部门及个人在参加对外活动中所获得的荣誉情况，如证书、奖牌等等，应及时向档案室报备，部门所获证书、奖牌等原件移交档案室，个人所获荣誉，由档案室拍照或复印，原件自行保留。

接着，谢主任就档案管理工作提三点意见:一是明确档案工作形势。今年是我院迎接复评工作承前启后的关键一年，档案整理工作是基础性、全局性工作，一定要提高政治站位，高度重视。二是要注重提档升级。各部门要注意对电子文件材料的收集。信息时代，各部门业务工作与信息技术结合愈发紧密，产生的电子文件材料日趋多样，档案工作顺应时潮，应注重对电子文件材料、音像资料的收集，以保障重要档案材料收集齐全、完整。三是要在薄弱环节上下功夫。注重专业材料的编研、利用工作。同时，进一步完善教师业务档案。充分利用“三合一”目录，做到全面收集、分类梳理、整体移交。

最后，杨主任对档案工作提出了四点要求。他指出，一是提高认识。我院明年将复评档案工作目标管理省一级单位，今年是做好档案管理工作的关键一年，专兼职档案联络员必须认清形势，早做准备。二是明确职责。各部门档案联络员要认真负责，凡因档案资料移交不及时、不完善而发生遗失、损毁、泄密的情况，要追究部门及相关人员的责任。三是高效保质。齐全、完备是档案收集工作的基本要求，各部门应在规定时间内，保质保量完成收集工作。四是有效利用。利用是档案的最终目的，当前档案利用情况整体还集中在办公室，其它部门相对较少。各部门教科研人员应积极利用档案室中的资源，为业务工作服务，为教科研事业服务。